Een goed voorstel beantwoordt meer dan de vraag welke tool wordt gebruikt. Met deze tien vragen maak je scope, verantwoordelijkheid en dagelijks gebruik concreet.
1. Welk concreet knelpunt lossen we op?
Beschrijf één terugkerende taak of gewenste output. Zo wordt zichtbaar of het voorstel het juiste probleem aanpakt.
2. Wie gebruikt het systeem dagelijks?
Betrek die mensen bij het ontwerp en de test. Zij herkennen ook de uitzonderingen.
3. Welke gegevens zijn nodig en waar zijn ze leidend?
Wijs de bron aan en bespreek kwaliteit, actualiteit en toegang.
4. Wat valt wel en niet binnen de scope?
Leg functies, formats, koppelingen en revisies vast. Benoem wat een aparte uitbreiding is.
5. Waar blijft menselijke goedkeuring nodig?
Bepaal welke handelingen gevolgen hebben en wie die mag goedkeuren.
6. Hoe testen we fouten en uitzonderingen?
Neem onvolledige input en mislukte overdrachten mee. Spreek af wie het werk kan herstellen.
7. Hoe beoordelen we of het werkt?
Kies criteria voor bruikbare output, correctiewerk en totale inzet. Maak de beginsituatie zichtbaar.
8. Wie krijgt toegang en documentatie?
Bespreek accounts, uitleg en overdracht, zodat gebruik niet afhankelijk blijft van één persoon.
9. Welke terugkerende kosten zijn er?
Vraag naar software, gebruik en eventuele ondersteuning, naast de eenmalige bouw.
10. Wie onderhoudt het systeem na oplevering?
Maak onderscheid tussen beheer, herstel en nieuwe functies. Leg vast wat wel en niet wordt afgesproken.
De volgende stap
Wil je dit vertalen naar jouw bedrijf? Tijdens een gratis Growth AI audit bespreken we je situatie en een passende eerste stap. 247 Systems bouwt AI-systemen voor marketing, kennis en uitvoering.
